PRIVACY STATEMENT Independent Recruiters Groep BV

Dit Privacy statement is van de Independent recruiter Groep BV en al haar onderdelen: Independent Recruiters BV, Independent professionals BV, Independent Hospitality BV, Independent Engineering BV, Independent Facility, Independent Public, Independent Retail en Independent Life Sciences, Recruitment Process Outsourcing hierna genoemd ‘INDEPENDENT RECRUITERS’.  Independent Recruiters is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het werving- en selectieproces en voor de verwerking van persoonsgegevens bij het sluiten en uitvoeren van een arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst.

INDEPENDENT RECRUITERS hanteert bij de verwerking de volgende uitgangspunten:
a) zij zal uitsluitend persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden, zoals genoemd in deze verklaring, waarvoor die persoonsgegevens zijn verkregen.
b) zij zal niet meer persoonsgegevens verwerken en persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verstrekt en om aan alle wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.
c) zij ziet toe op de juistheid van de over u verwerkte persoonsgegevens.
d) zij ziet toe op een adequate beveiliging van uw persoonsgegevens door het treffen, periodiek evalueren en zo nodig bijstellen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die erop gericht zijn verlies en/of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. INDEPENDENT RECRUITERS evalueert regelmatig of voornoemde maatregelen nog op een passend en adequaat beveiligingsniveau zijn.

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?

1. Voor wervingsdoeleinden

(a) Wat houden deze doeleinden in?
Wanneer één van onze recruitment consultants u benadert voor een vacature, wanneer u solliciteert op een vacature of wanneer u zich aanmeldt op de wervingswebsite van INDEPENDENT RECRUITERS en daarover contact heeft met één van onze recruitment consultants, dan nemen wij de door u in die contacten verstrekte persoonsgegevens op in onze wervingsdatabase. Wij verwerken uw persoonsgegevens om de geschiktheid voor een functie waarop gesolliciteerd is of die beschikbaar is/komt te beoordelen en om de kwalificaties en andere gegevens te kunnen vergelijken met deze vacatures. Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze wervingsdatabase te kunnen beheren. Wij kunnen u in de toekomst in dat verband attenderen op mogelijke functies of met u contact opnemen en onderhouden, bijv. over activiteiten die verband houden met aanwerving.

(b) Welke rechtsgrondslagen hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden?
INDEPENDENT RECRUITERS heeft allereerst een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van persoonsgegevens teneinde te kunnen beoordelen of u in aanmerking komt voor een functie binnen of buiten de organisatie van INDEPENDENT RECRUITERS.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden is daarnaast uw “toestemming”. Door uw gegevens aan INDEPENDENT RECRUITERS te verstrekken en/of door bij INDEPENDENT RECRUITERS te solliciteren, stemt u er uitdrukkelijk mee in dat door u verstrekte persoonsgegevens worden verwerkt voor de in punt 1, onder a) beschreven doeleinden. U verklaart daarmee ook deze privacy statement te hebben gelezen en daarmee akkoord te gaan. U hebt het recht om deze toestemming op ieder gewenst moment zonder opgave van redenen weer in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking.

Voorts verwerkt INDEPENDENT RECRUITERS persoonsgegevens teneinde te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en - indien u wordt aangenomen - om uitvoering te geven aan een arbeidsovereenkomst of een dienstverleningsovereenkomst.

De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door INDEPENDENT RECRUITERS in het kader van de werving en selectie van medewerkers is daarom gelegen in artikel 6, eerste lid, onder a, b, c en f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor deze doeleinden?
Voor de onder 1 genoemde doeleinden verwerkt INDEPENDENT RECRUITERS onderstaande gegevens:

a.                algemene gegevens (o.a. naam, titulatuur, geslacht, geboortedatum en -plaats; nationaliteit en adres- en contactgegevens);

b.                cv, motivatiebrief en andere door de sollicitant meegezonden documenten;

c.                een eventueel toegevoegde foto;

d.                gegevens betreffende gevolgde opleidingen, cursussen en stages;

e.                gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige en voorgaande dienstbetrekkingen alsmede de beëindiging daarvan;

f.                 gegevens verkregen van opgegeven referenten en/of opleidingsinstituten;

g.                een kopie van een geldig identiteitsbewijs, indien de sollicitant in dienst treedt;

h.                een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);

i.                  een verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunning;

j.                  resultaten van assessments en testen;

k.                aantekeningen van sollicitatiegesprekken;

l.                  andere relevante gegevens die door de sollicitant zijn meegedeeld;

m.              andere dan voornoemde gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is uit hoofde van een wettelijk voorschrift.

CHECK: Na het contact of de ontvangst van de sollicitatie verstrekt INDEPENDENT RECRUITERS een ontvangstbevestiging/een bevestiging dat de verkregen persoonsgegevens worden bewaard.

(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor deze doeleinden verwerkt worden?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de genoemde wervingsdoeleinden. Wij bewaren uw gegevens, bijv. voor het geval in de toekomst andere interessante vacatures voor u beschikbaar komen, Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren tot uiterlijk één jaar na het einde van de sollicitatieprocedure. Wij bewaren uw gegevens langer zolang u ons hiervoor schriftelijke toestemming hebt gegeven. Deze toestemming kunt u op ieder gewenst moment zonder opgave van redenen intrekken.

(e) Wie neemt kennis van uw persoonsgegevens die worden verwerkt?
De gegevens die in het kader van de werving door INDEPENDENT RECRUITERS worden verwerkt, zijn toegankelijk voor de consultants en de leidinggevende waaronder de functie valt waarop wordt gesolliciteerd.

2. Om een arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst met u aan te gaan

(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer wij u een functie bij INDEPENDENT RECRUITERS aanbieden, verwerken wij uw persoonsgegevens om een (arbeids-)overeenkomst op te stellen en te verwerken. Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het sluiten, uitvoeren en beëindigen van uw (arbeids-)overeenkomst. Wij nemen uw persoonsgegevens tevens op in onze database.
Als u een zelfstandige aannemer/ondernemer bent, verwerken wij uw persoonsgegevens op dezelfde wijze om een overeenkomst met u aan te gaan en uit te voeren.

(b) Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
INDEPENDENT RECRUITERS verwerkt persoonsgegevens teneinde te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en om uitvoering te geven aan een arbeidsovereenkomst of een dienstverleningsovereenkomst en heeft daarbij als werkgever een gerechtvaardigd belang. In dit kader bent u verplicht om genoemde persoonsgegevens te verstrekken.

De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door INDEPENDENT RECRUITERS in het kader van het sluiten en uitvoering geven aan de (arbeids-)overeenkomst is daarom gelegen in artikel 6, eerste lid, onder b, c en f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij voor zover relevant of noodzakelijk, in aanvulling op de hierboven in punt 2c genoemde onderdelen a tot en met m, ook nog:

a.                een kopie van een geldig identiteitsbewijs en BSN-nummer;

b.                verklaring van uw arbeidssituatie;

c.                KvK-nummer;

d.                BTW gegevens;

e.                gegevens over uw functie en positie;

f.                 gegevens van uw werkvergunning;

g.                beschikbaarheid;

h.                arbeidsvoorwaarden;

i.                  belastinggegevens;

j.                  verzekeringsgegevens;

k.                betalingsgegevens;

l.                  locatie en organisaties.

(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens tot uiterlijk twee jaren na beëindiging van uw (arbeids-)overeenkomst bewaard, doch langer (i) indien INDEPENDENT RECRUITERS wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te bewaren of (ii) indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van INDEPENDENT RECRUITERS te beschermen. Na het verstrijken van de bewaarperiode worden uw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

(e) Wie neemt kennis van uw persoonsgegevens die worden verwerkt?
De gegevens die in het kader van het sluiten en uitvoeren van de (arbeids-) overeenkomst door INDEPENDENT RECRUITERS worden verwerkt, zijn toegankelijk voor medewerkers van de afdeling P&O, directie en de leidinggevende waaronder de functie valt waarop wordt gesolliciteerd.

WELKE RECHTEN HEEFT U?

Ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door INDEPENDENT RECRUITERS heeft u de volgende rechten:

·        recht op inzage: u heeft het recht ons te vragen om inzage in de gegevens die wij van u hebben verwerkt;

·        recht op correctie: u mag ons vragen om eventuele feitelijke onjuistheden in de persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen;

·        recht op verwijdering: u heeft het recht ons te vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen indien:
- die gegevens niet meer nodig zijn om de verwerkingsdoeleinden te realiseren,  
- die gegevens onrechtmatig zijn verwerkt,
- deze moeten worden gewist op grond van een wettelijk voorschrift of
- u op andere goede grond verwijdering wenst.

·        recht op overdracht: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm aan u te verstrekken.

Bij KLACHTEN OF VRAGEN

Vragen of klachten over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunnen worden gericht aan [Olfertjan Niemeijer, o.niemeijer@independentrecruiters.nl]. Wij attenderen u erop dat u daarnaast op ieder mo­­­­ment het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zijnde de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.